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Die Zukunft hat schon begonnen

Ärztliche und pflegerische Führungskräfte der 2. Führungsebene sind ab 2013 auch faktisch an der Unternehmenssteuerung beteiligt: Mit der Integrierten Abteilungsplanung tragen sie zur Transparenz in allen Landeskliniken bei.

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Um ein Unternehmen zu steuern und damit stabil durch gute wie schlechte Zeiten zu manövrieren, braucht man durchgängige und vergleichbare Informationen aus allen Bereichen und auf allen Ebenen. Als die NÖ Landeskliniken- Holding 2005 gegründet wurde, bestand sie aus sehr heterogenen Gemeinde- und Landes- Spitälern, von denen jedes seinen eigenen Einkauf, seine eigenständig gewachsenen EDV-Systeme und seine eigene Versorgungsplanung hatte. Bis 2008 kamen sämtliche NÖ Spitäler unter das Dach der NÖ Landeskliniken-Holding.

Kliniken als Konzern steuern

Nun, im fünften Jahr der gemeinsamen Arbeit mit 27 Standorten, wurden schon viele Strukturen geschaffen, wie sie ein großer Konzern mit 19.500 Mitarbeitern braucht – vom gemeinsamen Einkauf bis zum systematisierten Bauwesen, von der strategischen Qualitätsentwicklung der medizinischen Leistungen bis zum einheitlichen Risikomanagement, von der durchgängigen Patientenbefragung, die vergleichbare Daten liefert, bis hin zur einheitlichen Mitarbeiterbefragung. Die Grundlagen für ein durchgängiges Steuerungsmodell liefert nun das Management-Informations- System (MIS), das nach der Kollegialen Führung an jedem Klinikum nun auch die zweite Führungsebene einbindet – die Primarärzte und die jeweiligen Führungskräfte aus dem Pflegebereich. Neben einem hoch standardisierten Berichtswesen zur Information der Führungskräfte umfasst das MIS auch die sogenannte „Integrierte Abteilungsplanung“ (IAP): Dabei werden die kommenden Entwicklungen für die einzelnen Abteilungen gemeinsam besprochen und so die Ziele für das kommende Jahr vereinbart und in Zahlen gegossen. MIS/IAP – was können diese Instrumente? Und was bedeuten sie für die Praxis? GESUND+LEBEN INTERN befragte Experten der NÖ Landeskliniken-Holding und aus dem Landesklinikum Krems, das bereits erste Erfahrungen mit MIS/IAP sammeln konnte.

 

Was können MIS und IAP?

Mag. Gert Kovarik, stellvertretender Kaufmännischer Geschäftsführer der NÖ Landeskliniken- Holding und Leiter der Abteilung Finanzen und Controlling: „Das MIS vereint Berichte zum klinischen Leistungsgeschehen, Personalkennzahlen, Finanzdaten und Information zu medizinischen Steuerungsindikatoren in einem gemeinsamen System für alle Häuser, Berufsgruppen und Führungsebenen. Dadurch können Zusammenhänge und Entwicklungen nicht mehr nur auf Ebene des gesamten Hauses, sondern auf Ebene der einzelnen Verantwortungsbereiche zeitnah erkannt werden. Die Steuerung gemeinsam mit der zweiten Führungsebene fördert zielgerichtete, praxisbezogene und rechtzeitige Entscheidungen und Maßnahmen auf allen Ebenen und verbessert damit entscheidend die Qualität der Gesamtsteuerung des Unternehmens.“

 

Kann man denn ein Krankenhaus überhaupt mit ähnlichen Methoden steuern wie einen Autokonzern oder eine Lebensmittelkette?

Dipl. KH-BW Helmut Krenn, Kaufmännischer Geschäftsführer der NÖ Landeskliniken- Holding: „Die Situation in einem Krankenhaus ist zwar grundlegend anders als in einem Industrie- oder Handelsbetrieb. Die Zukunft planen muss man aber genauso, und das geht im Gesundheitswesen sogar besser als in vielen anderen Branchen. Denn in der großen Gesamtheit der Leistungen gibt es kaum Überraschungen: In Niederösterreich sind alle Krankenhäuser unter unserem Dach, und wir haben dadurch im Gegensatz zur Industrie nicht mit neuen Marktteilnehmern zu rechnen und müssen uns auch nicht mit aggressiver Werbung von Konkurrenten herumschlagen. Die Nachfrage nach unseren Leistungen ist ziemlich konstant. Und schwankende Rohstoffpreise, mit denen zum Beispiel die Industrie zu kämpfen hat, berühren uns höchstens indirekt, denn unser wichtigster Erfolgsfaktor sind unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die medizinischen und pflegerischen Leistungen erbringen. Natürlich gibt es auch im Gesundheitsbereich massive Veränderungen, wie z. B. die Überalterung der Gesellschaft, aber das sind eher gut prognostizierbare Veränderungen. Es gibt in der Gesamtheit der medizinischen und pflegerischen Leistung selten dramatische, kurzfristige Schwankungen. Das MIS hilft uns, die aus heutiger Sicht einschätzbaren Entwicklungen zu dokumentieren und in der Planung zu berücksichtigen.“

 

Welchen Beitrag leisten die Führungskräfte bei der Integrierten Abteilungsplanung?

Dr. Robert Griessner, Medizinischer Geschäftsführer der NÖ Landeskliniken-Holding: „Die Primarii und die pflegerischen Führungskräfte, seien es Stations- oder Bereichsleitungen, steuern das Fachwissen der jeweiligen Disziplin bei: Das ist etwas, was nur sie leisten können, denn sie stehen jeden Tag in ihrer Abteilung und wissen, was dort passiert. Mit ihm oder ihr gemeinsam werden die Ziele für die Abteilung vereinbart, und zwar sowohl im Leistungsbereich als auch im Personal-, Investitions- und Aufwandsbereich. Damit ist klar, wofür jeder verantwortlich ist und was von jedem erwartet wird. Und nur dann kann auch von diesen medizinisch-pflegerisch hoch qualifizierten und personalverantwortlichen Führungskräften erwartet werden, dass sie Verantwortung übernehmen bzw. ein Commitment zu vereinbarten Zielen abgeben. So können wir gemeinsam im Vorhinein strukturiert überlegen, wie wir mit kommenden Entwicklungen umgehen. Denn das heute schon für morgen zu tun ist besser, als sich erst in der Situation damit zu beschäftigen.“

Die Führungskräfte der Landeskliniken geben also wichtige Parameter ihrer Abteilung bekannt, vereinbaren Ziele und liefern so einen wichtigen Input für die Planbarkeit des Gesundheitswesens. Doch was ist, wenn es zu Abweichungen zwischen dem geplanten und dem Ist-Zustand kommt?

Dr. Wolfgang Klein, technischer Projektleiter: „Das MIS versetzt die Führungskräfte in die Lage, ihre Abweichungen so zeitnah zu identifizieren, dass rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden können. Das ist besser, als erst am Jahresende Bilanz zu ziehen, wenn es für entsprechende Entscheidungen schon zu spät ist. Weil die Informationen einerseits hochverdichtet, andererseits aber auch auf verschiedenen Detailstufen verfügbar sind, können die Ursachen genauer eingegrenzt werden, sodass die notwendigen Entscheidungen und damit die gesamte Steuerung noch zielgerichteter und effizienter werden.“

Dipl. KH-BW Isabel Wagner, Controllerin in der Abteilung Finanzen und Controlling und inhaltliche Projektleiterin: „Es geht in der Abteilungssteuerung nicht primär um die einzelne Abweichung. Daher werden beim Überschreiten einzelner Positionen natürlich nicht automatisch irgendwelche Sanktionen ausgelöst. Genauso wenig können aber auch beim Unterschreiten einzelner Planwerte die dafür geplanten Budgetmittel völlig frei für etwas anderes ausgegeben werden. Unser Ziel: Jeder soll sich seiner Verantwortung, die er ja vollkommen unabhängig von MIS/IAP für seine Organisationseinheit hat, bewusst sein und bestmöglich zur Erreichung der gemeinsam vereinbarten Ziele beitragen. MIS/IAP liefert insofern ‚nur‘ die Werkzeuge und die notwendigen Informationen dafür.“

 

Wie integriert sich das Ganze in den Arbeitsalltag im Landesklinikum, der ja jetzt schon durchaus anspruchsvoll ist?

Prim. Univ.-Prof. Dr. Michael Gadenstätter, MSc, Leiter der Chirurgie LK Krems: „Der Aufwand ist nach der Eingewöhnung gar nicht so groß: Einmal pro Jahr hat man ein Planungsgespräch, das dauert, wenn man sich auskennt, in etwa zwei Stunden. Und innerhalb des Jahres sind es dann noch drei Controlling- und Steuerungsgespräche, bei denen man schon genau sehen kann, wie sich die tägliche Arbeit auswirkt, wo sich was verändert hat und wo man genauer hinschauen muss. Das ist ziemlich spannend, weil man ja manche Veränderungen natürlich spürt, sie aber im Alltag gar nicht so genau benennen kann. In Summe überwiegt der Nutzen – nicht zuletzt auch, weil eine abgestimmte gemeinsame Datengrundlage lange Diskussionen über ‚richtige‘ Zahlen vermeidet. Wenn man Abweichungen früh erkennt, ist auch das Gegensteuern oft noch viel einfacher. Und vor allem: Informationen zu haben ist besser als ein Blindflug. Man gewinnt einfach Sicherheit.“

Pflegedirektorin DGKS Siegrun Karner, LK Krems: „Der Pflege ist es ein großes Anliegen, in die Steuerung einbezogen zu sein – was sie ja in vielen Bereichen auch ist. Wir wissen ja genau Bescheid über den Verbrauch zum Beispiel an medizinischem Sachbedarf auf der Station und liefern damit auch wichtiges Wissen. In allen Landeskliniken zusammen gibt es je nach Hausorganisation mehrere hundert Bereichs- und Stationsleitungen – sie sind eine wesentliche Säule der zweiten Führungsebene, und es ist gut, dass sie jetzt mit im Boot sind.“

 

Wie kann man denn die Leistungen in den Abteilungen und Stationen genau planen? Sie wissen ja nicht, wie viele Herzinfarkte passieren oder Babys geboren werden.

Prim. Dr. Heinz Jünger, interim. Ärztlicher Direktor LK Krems: „Natürlich wissen wir das nicht genau, aber es geht nicht um eine exakte Vorhersage, sondern um die aus heutiger Sicht einschätzbaren Entwicklungen. Das Leistungsgeschehen ist gerade im Gesundheitswesen über die Jahre gesehen vergleichsweise ziemlich konstant.“

 

Und was bedeutet Eigenverantwortung in der Praxis konkret?

Jünger: „Die IAP schafft keine unabhängigen Inselreiche – letztlich muss ein Klinikum als Ganzes funktionieren, und das funktioniert nur bei einem gewissen Ausgleich zwischen den Abteilungen. Da liegt einer einmal ein wenig drüber, einer ein wenig drunter, beim nächsten Mal ist es vielleicht umgekehrt. Bei der Verwendung der Mittel sind viele Faktoren zu berücksichtigen wie zum Beispiel der Versorgungsauftrag. Wichtig ist, dass die Führungskräfte bei der Entscheidung über den Mitteleinsatz durch die IAP stärker beteiligt werden. Natürlich treffen da verschiedene Meinungen und Interessen aufeinander und man muss einen gemeinsamen Konsens finden, der dann als Plan vereinbart wird.“

Wagner: „Um es ganz deutlich zu sagen: Man bekommt sicher nicht deswegen einen zusätzlichen Arzt genehmigt, nur weil der pharmazeutische Aufwand niedriger ist als im Vorjahr angenommen. Es wird aber auch sicher nicht reduziert, wenn man bei der Planung einmal daneben liegt. Ziel ist, so gut wie möglich abzuschätzen, was alle im nächsten Jahr erwartet und dann entsprechend zu steuern, um ein möglichst gutes Ergebnis in allen Bereichen zu erzielen – beim Versorgungsauftrag, dem effizienten Umgang mit finanziellen und personellen Ressourcen und natürlich der Qualität.“

 

Bringt MIS/IAP denn auch Erleichterungen im täglichen Ablauf?

DI Franz Laback, MBA, Kaufmännischer Direktor LK Krems: „Im Kaufmännischen Bereich entfallen durch das MIS/IAP verschiedene Routinearbeiten: Wir ersparen uns dadurch die monatliche manuelle Berichtserstellung mit dem Zusammensuchen von Informationen aus einer Vielzahl von Vorsystemen, das aufwändige Abstimmen von ‚richtigen‘ Zahlen mit anderen durch ein integriertes System über alle Führungsebenen und alle Häuser sowie einen Großteil des Aufwands, wenn es darum geht, Informationen zu verteilen, denn jetzt stehen alle Informationen im Berichtsportal bereit und jeder findet sie, wann immer er sie braucht.“ Auch der Arbeitsaufwand in der Planung wird durch die vom System bereitgestellten Vorschlagswerte maßgeblich erleichtert, sagt Laback, „weil einfach gewisse Zusammenhänge automatisch berücksichtigt werden“.

Haben Ärzte und Pflegekräfte ohne wirtschaftliche Ausbildung erhöhten Schulungsbedarf bei der Implementierung der IAP?

Christa Stelzmüller, MAS, Regionalmanagerin NÖ Mitte: „Nein, zentraler Anwender der IAP in den Kliniken ist das Controlling. Dieses unterstützt die Führungskräfte bei der Interpretation der dargestellten Leistungs-, Qualitäts- und Kostenzusammenhänge, und so bei der Steuerung ihres Bereiches. Es geht hier nicht um komplexe mathematische Berechnungen, sondern darum, sich mit den für die Abteilung/den Bereich relevanten Informationen auseinanderzusetzen und diese Informationen bei den Entscheidungen, die ja schon jetzt im Führungsalltag getroffen werden, zu berücksichtigen.“

Immer wieder hört man die Befürchtung, dass Steuerung ein erster Schritt in Richtung „englischer Verhältnisse“ sei, d. h. dass bei „Ende des Geldes“ oder Erreichung des Planwerts Leistungen eingeschränkt werden. Droht uns das auch?

Kovarik: „Nein, bestimmt nicht. Ganz im Gegenteil: ‚Steuern‘ heißt ja, sich systematisch und umfassend mit zukünftigen Entwicklungen auseinanderzusetzen und dadurch zeitgerecht einen maßvollen und damit verantwortungsbewussten Umgang mit Ressourcen sicherzustellen. Damit verhindern wir genau diese Entwicklung. Die NÖ Landeskliniken- Holding steht in dieser Hinsicht auch viel besser da als andere, nicht zuletzt weil wir rechtzeitig begonnen haben zu steuern.“

Für die NÖ Landeskliniken-Holding ist das MIS samt IAP ein wesentlicher Meilenstein für die Zukunft. Ihr Fazit?

Krenn: „Natürlich ist es immer ein gewisser Aufwand, sich mit etwas Neuem zu beschäftigen, das wissen wir. Aber die Alternative wäre wegschauen, und das ist bestimmt keine Lösung.“ Griessner: „Kein Primararzt und keine Führungskraft in der Pflege möchte, dass andere über seine und ihre Abteilung bestimmen und die Steuerung übernehmen. Deshalb ist es besser, sich damit auseinanderzusetzen, um sich dann auch in die verschiedenen Bereiche der Steuerung einbringen zu können. Der Aufwand hält sich in Grenzen und die eigene Verantwortung wird gestärkt – in jeder Hinsicht. Das gibt Sicherheit und Vertrauen für die Zukunft.“ Riki Ritter-Börner

Was sind MIS und IAP?

Die Integrierte Abteilungsplanung (IAP) bildet gemeinsam mit einem hochstandardisierten Berichtswesen das Management-Informations- System (MIS) der NÖ Landeskliniken-Holding. Bei der Ausrollung dieser Systeme steht aber die organisatorische Einbindung der zweiten Führungsebene in den Planungs- und Steuerungsprozess im Vordergrund, und nicht die technische Umsetzung. Das MIS vereint Berichte zum klinischen Leistungsgeschehen, Personalkennzahlen, Finanzdaten und Informationen zu medizinischen Steuerungsindikatoren in einem gemeinsamen System für alle Häuser, Berufsgruppen und Führungsebenen. Nach fünfjähriger Projektdauer werden 2012 die noch ausständigen Kliniken integriert; ab 2013 arbeiten alle mit dem neuen MIS/IAP-System.

Grundwissen: Steuerung über Regelkreise

Unternehmenssteuerung ist ein (jährlich) wiederkehrender Prozess: Auf die gemeinsame Vereinbarung der Planung folgen Plan/Ist-Vergleiche mit entsprechenden Analysen und Maßnahmendefinitionen. Die dadurch beeinflusste Zielerreichung fließt gemeinsam mit den Erkenntnissen der Abweichungsanalyse in die nächste Vereinbarung einer neuen Planung ein. Dadurch entwickelt sich ein kontinuierlicher Planungs- und Steuerungsprozess, der von breitem Konsens getragen wird und das Unternehmen flexibel und zeitnah auf neue Herausforderungen reagieren lässt.

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