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Kliniken optimal unterstützen

Ein Erfolg ist erst gegeben, wenn nach einem Pilotprojekt und etwaigem Rollout auch ein zufriedenstellender Support für die Anwenderinnen und Anwender umgesetzt ist, sagt Ing. Mag. Jochen Pohn, der neue Chef der Abteilung IKT in der Holding-Zentrale.

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Entschlossenheit und Umsetzungswillen – diesen Eindruck vermittelt Ing. Mag. Jochen Pohn. Er sieht sich als „Mann mit Ecken und Kanten“, Mühlviertler Urgestein, naturverbunden und sportlich – aber auch als berechenbar für seine Ansprechpartner im positiven Sinn. Permanente Kommunikation und Informationsaustausch seien ihm wichtig, denn nur so können Anforderungen richtig verstanden und Probleme ehestmöglich identifiziert werden. „Jedes IT-Projekt ist auch gleichzeitig ein Organisationsprojekt und vice versa. Um adäquate Lösungen anbieten zu können, müssen wir die Prozesse und Ablaufstrukturen des Klinikalltags verstehen und in den Mittelpunkt rücken.“ Dass alle IKT-Mitarbeiter marketingorientiert denken, ist für Pohn Voraussetzung dafür, dass sie marktgerechte Leistungen für die Kliniken bereitstellen können. „Die bestmögliche Umsetzung von Usability-Anforderungen, aber auch die Umsetzungsnachhaltigkeit sind weitere Garanten für einen positiven Projekterfolg. Das ist wichtig, da die Informations- und Kommunikationstechnologie ja keinen Selbstzweck hat, sondern jedes IT-Projekt eine Qualitäts- und/oder Produktivitätssteigerung zum Ziel haben muss.“ Für einen der größten Fehler bei gescheiterten IT-Umsetzungsprojekten erachtet Pohn es, bei neu einzuführenden IT-Produkten die Software zu reduzieren. „Eine klare Projektzielsetzung und ein entsprechendes Marketing, geeignete Strukturen, inhaltliche Aufbereitungen und Standardisierungen, laufende Kommunikation und Controlling sowie eine verlässliche Lieferantenstruktur stellen die wahren Erfolgskriterien dar und können bei Nichterfüllung rasch zum tatsächlichen ‚showstopper‘ für ein Projekt werden.“ Genauso wichtig wie das eigentliche Projekt seien aber auch eine geeignete Betreuungsstruktur und passende Betreuungsabläufe nach Projektende. Dies alles gelte dabei noch mehr für holdingweite Projekte – wo in der Regel auch noch subjektive und objektive „Gewinner- und Verlierersituationen“ bei einzelnen Bereichen gegeben sein können, sagt Pohn. „Diesen Rahmenbedingungen gilt es in Zukunft noch mehr Bedeutung zukommen zu lassen.“

Harmonisierung der Systeme

Wohin geht die Entwicklung im Bereich der IT-Systeme in den NÖ Kliniken? Mit dem Zusammenschluss von 27 bisher eigenständigen Krankenanstalten unter dem Dach der Holding vor zehn Jahren wurden auch deren individuelle Organisationen samt individueller IT-Systeme übernommen. Die Arbeitsprozesse in den einzelnen Kliniken und ebenso Technologien und IT-Applikationen waren entsprechend heterogen. Auch nach fast zehn Jahren NÖ Landeskliniken-Holding sind noch lange nicht alle Synergien gehoben, die durch eine vereinheitlichte EDV-Landschaft zu gewinnen wären, weiß der neue IKT-Chef. Weiterführende Harmonisierungsbestrebungen sieht Pohn als wesentlichen Erfolgsfaktor für eine weitere Steigerung der „IT-Produktivität“ in den nächsten Jahren. „Wir müssen nicht unbedingt neue Funktionsanforderungen bemühen, die sich beispielsweise aus Strukturentwicklungsmaßnahmen wie etwa einem vermehrten standortübergreifenden Arbeiten ergeben, um die Sinnhaftigkeit von Harmonisierungsbestrebungen darzustellen. Vielmehr sehen wir neben Qualitätskriterien natürlich auch andere entscheidende kaufmännische und organisatorische Vorteile.“ Zu diesen Vorteilen zählen für Pohn beispielsweise Scale-Effekte, wie das günstigere Einkaufen von Leistungen, einfachere Abstimmungsprozesse mit Lieferanten oder einfachere Lösungen durch das Reduzieren von Schnittstellen. Wichtig ist es IKT-Chef Pohn aber auch, selbst entscheiden zu können, ob die Holding Leistungen zukauft oder durch eigene Experten erbringt. „Gerade Letzteres ist sehr gut bei der Projektumsetzung (z. B. wer führt einfache Schulungen durch) oder bei der Ausgestaltung eines Competence Centers für die Anwenderbetreuung ersichtlich. Nur bei einer harmonisierten Produktlandschaft ist hier wirklich eine Wahlmöglichkeit zwischen Eigenleistung oder Fremdvergabe möglich.“ Bei Harmonisierungs- und Standardisierungsprojekten sei darauf zu achten, dass den Kliniken  weiterhin genügend Raum für innovative Leistungen gelassen werde. Harmonisierungen sollten daher nicht zu Einschränkungen, sondern in erster Linie zu einer verbesserten qualitativen und quantitativen Zusammenarbeit führen.

Dienendes Führen

Der naturverbundene Oberösterreicher sieht sich nicht als Herrscher oder Kontrollor seiner 21 direkten Mitarbeiter, sondern als deren Unterstützer: Sein Ansatz des „Servant Leadership“ („dienendes Führen“) richtet sich danach, was seine Mitarbeiter „brauchen“, um Bestleistungen abliefern zu können. Der Vater zweier Kleinkinder und Wochenendpendler ins Mühlviertel setzt auf selbständiges Arbeiten und plädiert für Agieren statt Reagieren. „Bereichsübergreifendes Denken und Wertschätzen von Leistungen anderer sind mir wichtig und stellen die Basis für eine gute Zusammenarbeit aller Bereiche dar. Meine Aufgabe ist es, die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass meine Mitarbeiter sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können – schließlich müssen auch Sie die ‚PS für die Kliniken auf die Straße‘ bringen.“

Doppelspitze als Reibebaum

Das Wirken nach außen hin zu den Kliniken sei eine seiner wesentlichen Aufgaben als IKT-Leiter. Genauso wichtig für das „Funktionieren“ der IKT-Abteilung seien aber auch nach innen gerichtete Aufgaben wie die Gestaltung der internen IKT-Prozesse, Aufbereitung von Kennzahlen, die kaufmännische Projektüberwachung, Budgetplanungs- und Steuerungsaufgabenstellungen oder die Beschreibung der IKT-Services. Als große Unterstützung schätzt Pohn seinen Stellvertreter DI (FH) Mag. Andreas Hofleitner: „Er ist weit mehr als eine Unterstützung für die nach innen gerichteten Aufgabenstellungen. Er ist vielmehr mein erster Ansprechpartner für alle meine Fragen und quasi die erste Qualitätssicherung meiner Überlegungen und Denkansätze.“ Hofleitner leitet den Bereich IT Governance und Controlling. Seine Kernaufgabe ist die Gesamtsteuerung von Projekten und Betriebsführungsagenden der Abteilung. „Nachdem beinahe drei Viertel aller laufenden Projekte der NÖ Landeskliniken-Holding entweder von der Abteilung IKT geleitet werden oder einen signifikanten IKT-Bezug haben, ist es wichtig, das Portfolio an Projekten professionell zu managen“, erklärt Pohn. „Diese Doppelspitze ist ideal“, sagt der Endvierziger – „eine richtige Win-win-Lösung. Ich brauche Andreas auch als Reibebaum, die Abteilungsleitung ist kein Solisten-Job – dafür ist das Ressort zu vielschichtig.“

Aktuelle Projekte                     

• Laborinfosystem LIS: derzeit Rollout Thermenregion
• NÖBIS goes ELGA – Einführung der elektronischen Gesundheitsakte in den NÖ Kliniken
• Rollout Onkologie-Informationssystem
• Erneuerung zentrales Bilddatenarchiv
• Vertragsverhandlungen für Betriebsführung der zentralen SAP-Lösung
• Ausschreibung Rechenzentrum
• Ausschreibung Personal- und Dienstplansoftware
• Aufbereitung Entscheidungsfindung für die künftige KIS-Strategie

Ing. Mag. Jochen Pohn

geboren 1966 in Linz, verheiratet, zwei Kinder
studierte Wirtschaftsinformatik an der Johannes Kepler Universität Linz, Schwerpunkte: Marketing, Fertigungswirtschaft, Systemplanung, Betriebsinformatik, Projektmanagement; Datenbanksysteme und Datenorganisation. Pohn hat 20 Jahre Erfahrung im IT-Healthcare-Bereich, davon 15 Jahre in leitender Tätigkeit. Vor seinem Wechsel in die NÖ Landeskliniken-Holding war er bei Systema Human Information Systems GmbH, einem der führenden IT-Softwareunternehmen in Österreich im Bereich Health Care und Bestandteil der Compu Group Medical AG – Unternehmensgruppe beschäftigt. Als Leiter des Bereiches Human Resources Solutions (HRS) war er für die gesamten Geschäftstätigkeiten in dieser Business Unit zuständig und kaufmännisch verantwortlich. Diese Unit entwickelt Software-Lösungen mit dem thematischen Schwerpunkt „Personaleinsatzplanung“ und setzt Human Resources-Großprojekte um. Als seine beruflichen Stärken nennt Pohn unter anderem Führungsstärke, Teambewusstsein und Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Kontaktfreudigkeit, Dynamik und Denken in komplexen Zusammenhängen.

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