Beschaffungscontrolling im Einkauf
Neue Werkzeuge, um im Spannungsfeld zwischen Medizin und Pflege – und den internationalen Konzernen – die Kosten im Griff zu behalten
Beschaffungscontrolling – Datenmanagement, Abteilung Einkauf: (v.l.) Eva-Maria Korntheuer, Christian Schauer, Sabine Gmeiner und Mag. Simona Pazmann
Die Krankenhäuser werden immer mehr zum bedeutenden Wirtschaftsfaktor: Der rasante Fortschritt in der Medizin und die steigende Lebenserwartung bringen der Medizinprodukte-Industrie hohe Wachstumsraten. Für die Kliniken stehen die Kostenentwicklung und die immer schwieriger werdende Finanzierung des Gesundheitswesens im Vordergrund.
Der Bereich Krankenhaus-Einkauf ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden, deshalb gewinnt das Beschaffungscontrolling immer mehr an Bedeutung. Diese Spezialisierung im Einkauf ermöglicht es, die Komplexität auf ein beherrschbares Maß zu reduzieren. Das ist nötig, denn die Einkaufsorganisation der NÖ Landeskliniken-Holding arbeitet im Spannungsfeld zwischen den Bedürfnissen und Wünschen von Medizin und Pflege einerseits und den teilweise multinationalen Lieferantenkonzernen andererseits. Die qualitativen Anforderungen der Anwender (Medizin, Pflege, Pharmazie, Hygiene, Technik etc.) stehen dabei ebenso im Mittelpunkt wie Kostensynergien und Standardisierungen im Zukauf. Die Bündelung des Einkaufsvolumens bei den medizinischen Verbrauchsgütern (2010 immerhin rund 246,6 Mio. Euro) ist hier eine besondere Herausforderung.
Wachsende Anforderungen
Die stetig steigenden Anforderungen stellen neue Ansprüche an den Einsatz von Controllinginstrumenten. Werkzeuge, mit denen sich die Leistungen abbilden lassen, gewinnen zunehmend an Bedeutung und müssen wie in der Wirtschaft auch für Kliniken selbstverständlich werden.
Mag. Simona Pazmann baute das Beschaffungscontrolling 2008 als Stabsstelle in der Abteilung Einkauf auf. Sie unterstützt die Einkaufsorganisation bei der Erarbeitung von Einsparungspotenzialen und sorgt mit dem Controlling für Transparenz und Objektivität im Beschaffungswesen: „Ein Einkauf, der erkennt, wohin die Entwicklung des Unternehmens geht, kann darauf reagieren und seine Leistung steuern. Steuerung erfordert Transparenz und Objektivität – und das erreichen wir durch Einkaufscontrolling.“
Partner für alle Ebenen
Das Beschaffungscontrolling fungiert als Koordinator und Moderator für einen ständigen Informationsfluss, betreffend Analysen, daraus
abgeleiteten Maßnahmen bzw. Aktivitäten und Ergebnissen. Die Zielgruppen hiefür sind der Eigentümer, die Geschäftsführung, die Regionalmanagements, die Klinikleitungen, die lokalen Einkaufsabteilungen in den Kliniken (Apotheke, Meddepot, Materialwirtschaft, Küche und Technik), die Lead Buyer und auch die zentralen Abteilungen der NÖ Landeskliniken-Holding wie z. B. Finanzen und Controlling, Recht und Personal sowie die Geschäftspartner.
Nach der Rückkehr von Mag. Simona Pazmann aus der Karenz kann der Leiter der Abteilung Einkauf, Christian Schauer, nun mit den Mitarbeiterinnen des zentralen Datenmanagements auf ein engagiertes Team für den Bereich Beschaffungscontrolling bzw. Datenauswertung zurückgreifen: Sabine Gmeiner und Eva-Maria Korntheuer sind neben Pazmann federführend für die Erstellung von zentralen Datenauswertungen sowie für die quartalsweise Erstellung der Einkaufsreports zuständig.
„Mit dem einheitlichen Materialwirtschaftssystem auf Basis SAP wurde die notwendige Voraussetzung für erfolgreiche Aktivitäten im Beschaffungscontrolling geschaffen. Seit heuer sind sämtliche Materialdaten aller NÖ Landeskliniken im zentralen Materialwirtschaftssystem erfasst, dies ermöglicht nun die Erstellung von aussagefähigen Materialdatenauswertungen über alle Kliniken“, freut sich Christian Schauer.
Strategisches Arbeiten
Das Beschaffungscontrolling in der Abteilung Einkauf ist in vier strategisch wichtige Funktionsbereiche unterteilt: Informations-, Planungs,- Steuerungs- und Kontrollfunktion.
Sabine Gmeiner erklärt: „Die Informationsfunktion spielt eine wichtige Rolle, denn Ziel ist es, einkaufsrelevante Informationen zu sammeln, gezielt auszuwerten und so aufzuarbeiten, dass die Beteiligten optimal entscheiden können.“ Und Eva-Maria Korntheuer ergänzt: „Die wichtigsten Ergebnisse und Informationen sammeln wir und publizieren sie viermal pro Jahr im Einkaufsreport.“
Die Planung umfasst die Bereitstellung und die Überprüfung essentieller Daten sowie die Schaffung von Transparenz. Alle Aktivitäten, die die Planung betreffen, erfolgen in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachbereichen (Fachgruppen) und den Facheinkäufern.
Abweichungen zwischen Soll und Ist
Bei der Steuerungsfunktion findet ein Vergleich der Soll- bzw. Plan-Daten mit den Ist-Daten statt. Diese Gegenüberstellung gibt es über die 27 Kliniken auf der einen Seite und auf der anderen Seite über die Lieferanten. Abweichungsanalysen ermöglichen, die Umsetzung der Vorgaben (z. B. Ausschreibungsergebnisse, Einkaufsstrategien), der Einkaufsempfehlungen sowie der Ziele des Holding-Einkaufs zu steuern. Abweichungen lassen sich so früh erkennen und Gegenmaßnahmen setzen. Bei der Kontrollfunktion wird eng mit dem zentralen Datenmanagement zusammengearbeitet, um für alle Anwender die Datenqualität von SAP zu verbessern. Weiters wird die Umsetzung und Einhaltung von Einkaufsstrategien und Vergabeverfahren überwacht. Abteilungsleiter Christian Schauer erklärt: „Es geht hier aber weniger um Kontrolle, sondern um die damit verbundene Unterstützung und Servicekomponente für die NÖ Landeskliniken, damit sie ihre Einkaufsbudgets bestmöglich nützen können. Wir sind Servicestelle für unsere Kliniken.“
Strategische Entscheidungen
Künftig liegt der Schwerpunkt des Beschaffungscontrollings auf der strategischen Entscheidungsunterstützung zur Optimierung des Einkaufs der Kliniken und weniger auf der reinen Kontrollebene. Denn effizientes Beschaffungscontrolling hilft, Leistungen gezielt zu verbessern. Einsparungspotenziale im Einkauf werden erkannt und realisiert.
Bereichsleiterin Simona Pazmann: „Unser Bestreben ist nicht nur die Effizienz zu steigern, vielmehr wollen wir die Effektivität erhöhen. Denn durch die gezielte Planung der Beschaffung wollen wir die beste Lösung für die Anwender in den Kliniken schaffen. Viele Rückmeldungen aus den Kliniken zeigen, dass die Unterstützung dankbar angenommen wird und wir auf dem richtigen Weg sind.“
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