OP-Sets gemeinsam beschaffen
750.000 Euros sparen die NÖ Landeskliniken künftig durch den gemeinsamen Einkauf von OP-Sets. Aber es wäre noch mehr drin, wenn klinikübergreifend einheitliche OP-Prozesse einen höheren Standardisierungsgrad samt damit verbundener Volumenbündelung zulassen würden, sagen die Einkaufs-Spezialisten.
„Die enge Zusammenarbeit mit den Anwendern ist uns enorm wichtig.“ Christian Schauer, Leiter Abteilung Einkauf der NÖ Landeskliniken-Holding
Facheinkäuferin Tamara Schrenk, Abteilung Einkauf
DGKS Karin Perner, Bereichsleitung OP-Bereich und Anästhesiepflege, LK Wiener Neustadt
DGKP Herbert Bruckner, Stationsleiter Zentral- OP, LK Amstetten: „Die Zusammenarbeit mit Tamara Schrenk war sehr konstruktiv. Anfragen und Wünsche hat sie zeitnahe bearbeitet. Durch die standardisierten OP-Sets können wir bei gleicher Qualität Kosten einsparen.“
Kann man sparen und trotzdem den Großteil der Wünsche der Anwender berücksichtigen? Man kann, das zeigt die Ersparnis des Zentralen Einkaufs im Bereich OP-Sets, nach heutigem Stand an die 750.000 Euro – pro Jahr! Das ist mehr als die Hälfte dessen, was die NÖ Landeskliniken noch im Jahr 2010 dafür ausgegeben haben. Damals gab es 290 verschiedene Arten von OP-Einwegsets (manche bestanden nur aus zwei Teilen), die von 14 verschiedenen Anbietern geliefert wurden.
Langer, harter Weg
Hinter dieser Erfolgsgeschichte liegt ein langer und mühsamer Weg, auf dem Facheinkäuferin (Lead Buyer) Tamara Schrenk der Abteilung Einkauf der NÖ Landeskliniken-Holding mit allen sehr engagierten OP-Leiterinnen und -Leitern aus den Kliniken zusammengearbeitet hat, wie zum Beispiel mit DGKS Karin Perner, Bereichsleiterin OP-Bereich und Anästhesiepflege im LK Wiener Neustadt, die wiederum sehr intensiv mit ihren OP-Leiterinnen und -Leitern daran gearbeitet hat, dass diese Erfolge möglich wur- den (siehe Interview). Einige „einfache“ OP-Einwegsets wurden mit der zuständigen Fachgruppe landesweit erfolgreich standardisiert und damit günstig eingekauft. Dann kamen die zahlreichen komplexen OP-Sets dran, bei denen sich die – begründeten – Anforderungen der Anwender an Beschaffenheit und Zusammensetzung als sehr unterschiedlich erwiesen. Deshalb evaluierte Facheinkäuferin Tamara Schrenk mit den jeweiligen OP-Verantwortlichen in den Kliniken vor Ort alle OP-Sets: „In zahlreichen sehr konstruktiven Gesprächen mit den Anwendern definierten wir die Produkt- und Qualitätsanforderungen. Mit diesen Kriterien starteten wir den Wettbewerb bei den Lieferanten und holten Preisauskünfte für 277 OP-Sets ein.“ Sie prüfte die Angebote wirtschaftlich, die Anwender qualitativ. In persönlichen Abstimmungen evaluierten OP-Verantwortliche, Anwender und Facheinkäuferin die Ergebnisse und trafen Entscheidungen. „Qualität und Anwenderzufriedenheit standen absolut im Vordergrund, das heißt, wir wählten aus objektiv nachvollziehbaren Bewertungen nicht immer das allergünstigste Produkt aus“, erklärt Lead Buyer Schrenk.
Noch Überzeugungsarbeit nötig
Trotz striktem Qualitätsweg samt Anwender- Einbindung war die Bereitschaft zur Kooperation anfänglich vereinzelt eher zurückhaltend, weiß Christian Schauer, Leiter der Abteilung Einkauf in der Holding-Zentrale: „Durch die enge Zusammenarbeit mit den Anwendern, die uns enorm wichtig ist, waren die hohen Ersparnisse dann aber doch möglich und viele der Anwender zeigen sich zufrieden.“ Für den Einkauf ist nun eine hohe Datenqualität und Produktübersicht bei den OP-Sets erreicht, mit der nun systematisch weitergearbeitet und den Landeskliniken ein hohes Maß an Service geboten werden kann.
INTERVIEW
Gute Zusammenarbeit
DGKS Karin Perner, Bereichsleitung OP-Bereich und Anästhesiepflege, über den Standardisierungsprozess im LK Wiener Neustadt
Was bringt die Standardisierung von OP-Sets für die Abläufe im LK Wiener Neustadt?
Die Abläufe werden durch OP-Sets vereinfacht: Das Diplomierte Pflegepersonal braucht nur ein Set herrichten anstatt vieler kleiner, das erspart Zeit. Auch ist es einfacher, wenn Mitarbeiter aus anderen Fächern helfen kommen, da man ihnen nicht die einzelnen Sachen erklären muss, sondern nur dieses bestimmte Set. Und das bedeutet auch Sicherheit.
Wie war die Zusammenarbeit mit der Lead Buyerin Tamara Schrenk?
Die Zusammenarbeit war sehr gut, sie hat sehr viel Verständnis. Sie ist ins Haus gekommen und hat mich vor Ort unterstützt. Allerdings muss man ihr sehr genau erklären, warum man das eine oder andere Set braucht, da sie genau hinterfragt, warum wir jetzt das teurere Produkt gewählt haben.
Wie war der Prozess der Auswahl mit Ihrem Team?
Was ich unbedingt sagen möchte: Ohne die Unterstützung meiner OP-Leitungen wäre diese Umstellung und Standardisierung der OP-Sets nicht umsetzbar gewesen. Denn sie mussten mit ihren Teams immer wieder die verschiedenen Produkte vor Ort testen, was sehr mühsam war, um zum Schluss das beste auszuwählen, das alle Anforderungen erfüllt. Deshalb möchte ich mich bei den Leitungen bzw. Ansprechpersonen meiner OP-Bereiche und der Anästhesiepflege sehr herzlich bedanken, und zwar bei Petra Gesslbauer (Unfall-OP), Elisabeth Wallner (Ortho-OP), Michael Schüler (Neurochirurgie-OP), Michaela Knipfer (HNO-OP), Walter Reis (Gyn-Uro-OP), Aida Mesic (Chirurgie-OP), Klothilde Steif (Augen-OP) und Allinger (Anästhesiepflege). Sie alle haben mit ihrem Team neben der normalen OP-Arbeit die Sets getestet, und mussten dann auch die Entscheidungen treffen und dahinterstehen, denn alle haben nicht die gleiche Meinung. Deshalb mein Dank an diese Menschen.
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