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Stufenplan zur „Excellence“

EFQM heißt ein wichtiges Werkzeug, das den NÖ Kliniken hilft, sich laufend weiterzuentwickeln. Das Beste daran: Jede und jeder kann sich einbringen. Das LK Gmünd ist dafür bereits mit 4 Sternen ausgezeichnet.

20 der 27 NÖ Landes- und Universitätskliniken arbeiten bereits damit, Jahr für Jahr startet der Prozess in einem weiteren Haus. 2004 hat sich die NÖ Landeskliniken-Holding für das Qualitäts­management-Modell EFQM entschieden. „Weil es die Möglichkeit bietet, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu starten“, erklärt Mag. Sandra Büchse, Fachkoordinatorin Qualitätsmanagement der Abteilung Medizinische und Pflegerische Betriebsunterstützung der NÖ Landeskliniken-Holding. Und ihre Mitarbeiterin Mag. (FH) Michaela Wabro ergänzt: „Es ermöglicht dem jeweiligen Klinikum, regelmäßig das ganze Unternehmen zu scannen, Stärken und Verbesserungspotentiale zu identifizieren, und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung zu setzen.“ Büchse und Wabro koordinieren die EFQM-Arbeiten der Kliniken in der Holding-Zentrale und sorgen für regen Austausch durch die regionalen Vernetzungstreffen der Mitarbeitenden, die regelmäßig guten Input für die Weiterentwicklung der Kliniken liefern. Was Büchse an EFQM besonders schätzt: „Jede, und jeder hat die Möglichkeit, mitzuarbeiten, über alle Berufsgruppen hinweg.“

Qualitätsmotor
Über 80 EFQM-Projekte, die vor allem prozessorientiert sind, haben die NÖ Landes- und Unikliniken bereits absolviert, zum Beispiel:

  • Entlassungsmanagement, Aufnahmemanagement (exakte Prozessbeschreibungen) – 12 Landeskliniken (LK)
  • Interprofessionelle Kommunikationsstrukturen (z. B. Auskunft für Angehörige, Teambesprechungen, wie erfolgt die strukturierte Weitergabe von Informationen?) – 5 LK
  • Interdisziplinäre Fieberkurve – 3 LK
  • Terminmanagement/Bettenmanagement –5 LK
  • Wertschätzung und Anerkennung – 4 LK
  • Erarbeitung von Abteilungsordnungen – 6 LK
  • Vereinbarungskultur und Sanktionsmechanismen – 5 LK
  • Abteilungsspezifische Diagnose- und Behandlungspläne – 1 LK
  • Mitarbeitergespräche in allen Bereichen –mittlerweile alle Kliniken
  • Prozessmanagement (Organisation Schlüsselprozesse) – mittlerweile alle Kliniken
  • Organisationsprojekte an klassischen Schnittstellen, Ambulanz, Visitenmanagement etc. – nahezu alle EFQM-Kliniken

Die Teams in den Kliniken und in der Holding-
Zentrale haben bereits viel Erfahrung mit dem EFQM-Modell sammeln können. Was ist nötig, damit ein Haus damit Erfolg hat, und zwar nach­haltig?

  • Mut zur Schaffung und Nutzung einesSelbst­bildes als Grundlage für die Selbstbewertung
  • Konsequenz in der Umsetzung der Erkenntnisse
  • Geduld und Ausdauer, um den Erfolg vielerkleiner Schritte am Ende als großen Unterschied wahrnehmen zu können

 Der Erfolg im LK Gmünd
Eine jener Kliniken, die im EFQM-Prozess besonders erfolgreich sind, ist das LK Gmünd (siehe auch Seite 21): Es erzielte als erstes Klinikum Niederösterreichs die Auszeichnung „Recognised for Excellence 4 Star - 2015“ (siehe Kasten). Vor acht Jahren entstand in Gmünd aus der Qualitätssicherung das Qualitätsmanagement, das unter der Leitung von DGKP Manfred Mayer steht: „EFQM ist ein System, das alle Bereiche im Haus durchdringt. Wir haben 2009 mit ersten Gehversuchen begonnen und 2011 die erste Selbstbewertung gemacht.“ Bereits 2013 erhielt Gmünd von der Quality Austria die Anerkennung „Committed to excellence“. „Man muss dafür die Zusammenarbeit mit allen Bereichen des Hauses suchen. Das betrifft jede Abteilung, aber auch die unterstützenden Bereiche wie Küche, Technik, Reinigung und alle anderen“, berichtet Mayer. „Es geht darum, wie Führung entsprechend plant, strukturiert Maßnahmen setzt und nachhaltig arbeitet.“ Und zwar betreffe das nicht nur die Führungsspitze, sondern auch das mittlere Management, die Führungskräfte in den Abteilungen und Bereichen.

Der Lohn dieser sehr arbeitsaufwändigen Bemühungen von immer wiederkehrender EFQM-Selbstbewertung und der laufenden Arbeit an den daraus abgeleiteten Projekten: „Wir sind sehr stark zusammengerückt. Unser Tun zu hinterfragen und regelmäßig zu verbessern bewirkt, dass wir wirklich alle an einem Strang ziehen. Das haben auch die Auditoren hervorgehoben. Lernen und Einbringen von Ideen sind in unserem Haus durch EFQM zur gelebten Kultur geworden.“

Standortsichernde Strategie
In eine Bewertung fließen folgende Befähiger-Kriterien ein: Führung, Strategie, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Partnerschaften und Ressourcen sowie Prozesse, Produkte und Dienstleistungen. Neben diesen werden auch noch Ergebnis-Kriterien wie Mitarbeiter-, Kunden-, Gesellschafts-Ergebnisse sowie Schlüsselergebnisse gemessen. Besonders hervorgehoben hat die Jury des Staatspreises die vorbildhafte Entwicklung einer nachhaltigen, standortsichernden Strategie mit den EU-Projekten Healthregio, Healthacross und Healthacross in Practice.

Diese wurden als EU-weit beispielhaft für die grenzüberschreitende Patientenversorgung bereits mit zahlreichen Preisen ausgezeichnet. Qualitätsmanager Mayer in Gmünd ist sich sicher, dass gerade diese grenzüberschreitende Zusammenarbeit für sein Haus ein wichtiger Anreiz für den EFQM-Prozess war.
 
Auszeichnung für alle Mitarbeitenden
Die Umsetzung von Projekten dieser Größenordnung ist nur mit extrem engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich, betont der Kaufmännische Standortleiter Dipl. KH-BW Karl Binder: „Quality Austria hat bei den Begutachtungen vor Ort, den sogenannten Site Visits, in allen Berufsgruppen eine außergewöhnlich große Anzahl hoch engagierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angetroffen, die sich weit über das normale Maß hinaus für die Organisation einsetzen und bereit sind, sich flexibel an strategischen Neuerungen anzupassen, um den Standort zu bewahren. Sie sind exzellente Botschafter der ‚Marke Landes­klinikum Gmünd‘ und wollen die Vision ‚Europa­klinikum Gmünd‘ Realität werden lassen,“ berichtet Binder stolz.

Eine weitere Stärke liege in den Dienstleistungsprozessen. Diese werden zur vollen Zufriedenheit der Patientinnen und Patienten sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gestaltet und spiegeln sich in den Befragungsergebnissen deutlich wider. Als Best-Practice-Beispiele hebt Binder das ausgezeichnete Management und die hervorragenden Ergebnisse der Küche hervor.                   

Stufen der Excellence
Die EFQM Levels of Excellence sind international anerkannte und vergleichbare Auszeichnungen für Organisationen, die sich intensiv mit dem Thema Unternehmensqualität beschäftigen und sich einer externen Bewertung stellen möchten.
Die Stufen:

  • Committed to excellence: Verpflichtung zu Excellence – Validierung von            Verbesserungsprojekten, mögliche Auszeichnung: 1*
  • Committed to excellence: Verpflichtung zu Excellence, mögliche Auszeichnung: 1* oder 2*
  • Recognised for excellence: Anerkennung für Excellence – Assessment,             mögliche Auszeichnung: Verpflichtung zu Excellence: 2*, Anerkennung für Excellence: 3*, 4* oder 5*
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